Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają współpracę z firmami z siedzibą w UE, powinno sprawdzić otrzymany numer identyfikacyjne za pomocą systemu VIES. W tym wypadku warto bliżej przyjrzeć się temu, czym jest system VIES i jakie daje możliwości. Dlaczego weryfikacja kontrahentów jest tak istotna? Co warto wiedzieć o wspomnianym systemie? Jak działa wyszukiwarka tego typu?
System VIES
Czym dokładnie jest system VIES? Najprościej rzecz ujmując, jest to wyszukiwarka pozwalająca uzyskiwać informacje o podmiotach dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych. Skrót ten dosłownie oznacza VAT Information and Exchange System. Co ciekawe, wyszukiwarka dostępna jest w 23 językach i należy do Komisji Europejskiej. Uzyskiwane dane pochodzą głównie z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Jak działa niezawodny system VIES? W języku polskim znajdziemy tę wyszukiwarkę pod adresem http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl. Jest ona bardzo łatwa w obsłudze i wymaga jedynie wprowadzenia informacji o weryfikowanym podmiocie. Pierwszy krok to wybór z listy państwa członkowskiego, z którego pochodzi kontrahent. Następnie wpisujemy jego numer VAT i gotowe – uzyskujemy cenne informacje na temat danej firmy. W systemie VIES nie znajdziemy firm spoza UE. Pamiętajmy o tym, że dodatkowa część wiąże się z uzupełnieniem tych samych informacji o firmie dokonującej sprawdzenia kontrahentów. Bez uzupełnienia tej części także uzyskamy potrzebne rezultaty.
Wyszukiwarka VIES
Jakie informacje uzyskamy z systemu VIES? Wyszukiwarka wskazuje na następujące wyniki:
- Tak, numer VAT jest aktywny
- Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w UE
Ta druga odpowiedź wskazuje, że podmiot aktualnie nie jest czynnym podatnikiem VAT-UE. To może z kolei oznaczać, że nigdy wcześniej nie był tutaj zarejestrowany, znajduje się w trakcie rejestracji lub został wykreślony z bazy unijnych podatników.
Podkreślić warto, że w bazie VIES sprawdzimy także prewencyjnie własną firmę, zwłaszcza gdy dłuższy czas nie dokonywaliśmy transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli firma nie została pozytywnie zweryfikowana, trzeba to potwierdzić w US. W razie wykreślenia konieczna jest ponowna rejestracja do VAT-UE.
Proces rejestracji do VAT-UE
Przedsiębiorcy, którzy chcą dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, muszą dokonać rejestracji do VAT0UE. Jak to zrobić? To zadanie nie jest trudne – musimy uzupełnić formularz VAT-R w części C.3 i wskazać powód rejestracji. Ponadto konieczne jest wskazanie przewidywanej daty rozpoczęcia dokonywania wspomnianych transakcji.
W trakcie weryfikowania danych niekiedy okazuje się, że dane są nieprawidłowe lub nieaktualne. Powiadomień o nieprawidłowościach nie dokonujemy do Komisji Europejskiej, lecz do urzędy skarbowego, który odpowiada za wprowadzania aktualizacji danych do bazy podatników polskich VAT-UE.
Sprawdzenie kontrahenta w VIES
Dlaczego sprawdzenie kontrahenta w systemie VIES jest dobrym rozwiązaniem? Z pewnością każdy przedsiębiorca wie, że zweryfikowanie danej firmy jest na wagę złota. W tym celu należy sprawdzić, czy faktycznie kontrahent widnieje jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE. To bardzo ważna kwestia zer względu na prawo do wykorzystania stawki VAT 0%. Obniżona stawka VAT jest dostępna do spełnieniu odpowiednich warunków. Dotyczą one potwierdzenia wywozu towarów do innego kraju w Unii Europejskiej potwierdzenia, że nabywca jest podatnikiem podatku od wartości dodanej. Trzeba zatem posiadać numer VAT UE spoza Polski. Jeśli te warunki nie zostaną spełnione, trzeba będzie skorzystać z podatkowania sprzedaży krajową stawką VAT.
Podsumowując, warto zauważyć, że system VIES daje nam wiele korzyści i pozwala sprawnie sprawdzić podmioty, z którymi zamierzamy współpracować.
